การเปลี่ยนใบกำกับภาษีจากกระดาษสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนเป็นการทำไฟล์ PDF แล้วส่งอีเมล แต่คือการเข้าสู่ระบบภาษีที่ตรวจสอบได้และมีกฎหมายรองรับ ซึ่งขั้นตอนแรก ๆ สำคัญของการเปลี่ยนสู่ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่กรมสรรพากรกำหนดไว้คือการยื่น แบบ บ.อ. 01 แม้ผู้ประกอบการจะมอบหมายให้ Service Provider จัดทำและส่งใบกำกับภาษีหรือใบรับแทน แต่ต้องเข้าใจการลงทะเบียน บ.อ. 01 ด้วยเช่นกัน เพราะในขั้นตอนนี้ผู้ประกอบการต้องดำเนินการยื่นแบบ บ.อ. 01 ด้วยตนเองแก่กรมสรรพากร
บ.อ. 01 คืออะไร?
อย่างที่เราได้กล่าถึงไปในบทความ “บ.อ. 01 คืออะไร? ก้าวแรกสู่ e-Tax Invoice ที่ทุกธุรกิจต้องรู้และห้ามพลาด!” สรุปสั้น ๆ บ.อ. 01 คือ "แบบคำขออนุมัติเพื่อจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งเป็นการแจ้งความประสงค์ต่อกรมสรรพากรว่า บริษัทของผู้ประกอบการพร้อมที่จะเข้าสู่ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt อย่างเต็มรูปแบบ สำหรับจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax invoice & e-Receipt)
เอกสารที่สามารถส่งให้กรมสรรพากรและคู่ค้าได้ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ มีดังต่อไปนี้
- ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/6 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบลดหนี้ (Credit Note) ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบรับหรือใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
ซึ่งได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
ทำไมต้องลงทะเบียน บ.อ. 01?
หากกรมสรรพากรไม่มีการอนุมัติผ่าน บ.อ. 01 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้ประกอบการส่งให้ลูกค้า End-User จะไม่มีผลทางกฎหมาย ในฐานะใบกำกับภาษี นี่คือเหตุผลหลักที่ต้องลงทะเบียน บ.อ. 01
การรับรองความถูกต้อง เพื่อให้กรมสรรพารับทราบว่าเอกสารดิจิทัลของผู้ประกอบการมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ที่ถูกต้องตามมาตรฐาน
สิทธิประโยชน์ทางภาษี ผู้ประกอบการสามารถนำค่าใช้จ่ายในการวางระบบ e-Tax Invoice มาหักลดหย่อนภาษีได้ (ตามนโยบายกระตุ้นเศรษฐกิจในแต่ละช่วง)
ความเชื่อมั่นของคู่ค้า บริษัทใหญ่ ๆ ในปัจจุบันเริ่มบังคับให้คู่ค้าต้องส่ง e-Tax Invoice เท่านั้น การมีชื่อในระบบของสรรพากรจึงเป็นการยืนยันความโปร่งใสและน่าเชื่อถือของผู้ประกอบการ
ยืนยันความประสงค์ ในการจัดการด้าน e-Tax Invoice ด้วยตนเอง หรือใช้เพื่อมอบหมายให้ Service Provider เป็นผู้ดำเนินการแทน
ใครบ้างที่ต้องยื่น บ.อ. 01?
- ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- ผู้ที่มีความพร้อมในการจัดทำระบบสารสนเทศ และมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
- ต้องการส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านช่องทาง Host to Host หรือ Service Provider (เช่น De-tax by DataOne Asia)
ขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนยื่น บ.อ. 01
- เลือกหา Service Provider ที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อช่วยตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งข้อมูล ผู้ประกอบการควรติดต่อ Service Provider ก่อนทำการลงทะเบียน บ.อ. 01
- เตรียมเอกสารและข้อมูล ภายถ่ายบัตรประจำตัวประชาชน หรือภาพถ่ายหนังสือเดินทาง (กรณีชาวต่างชาติ) พร้อมลงรายมือชื่อของผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลทุกคน กรณีมอบอำนาจ หนังสือมอบอำนาจ พร้อมปิดอาการแสตมป์ 10 บาท และแนบภาพถ่ายบัตรประจำตัวประชาชนและลงลายมือชื่อ ของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ
ขั้นตอนการลงทะเบียน บ.อ. 01
(กรณีมอบหมายให้ผู้ให้บริการ Service Provider จัดทำและส่งใบกำกับภาษีหรือใบรับแทน
เมื่อผู้ประกอบการคลิก “ลงทะเบียน” ในหน้าถัดไปจะต้องเลือก Service Provider ที่ผู้ประกอบการได้มอบหมายให้จัดทำและนำส่งข้อมูลแทน ตรงช่องรายการ “กรุณาเลือก ผู้ให้บริการ (Service Provider)” และระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการในช่องรายการ “เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ลงทะเบียน” หลังจากนั้นระบบจะนำไปสู่การเริ่มต้นการลงทะเบียน บ.อ. 01
1. ก่อนลงทะเบียน (แบบ บ.อ. 01) กรอกข้อมูลพร้อมตรวจสอบความถูกต้อง
1.1. ผู้ประกอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ได้แก่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร, ชื่อผู้ประกอบการ และที่อยู่ของผู้ประกอบการ (กรณีตรวจสอบข้อมูลแล้วพบว่าไม่ถูกต้อง ให้ผู้ประกอบการติดต่อสำนักงานสรรพากรพื้นที่ตามที่ตั้งสถานประกอบการ เพื่อดำเนินการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ก่อนลงทะเบียน บ.อ.01)
1.2. ระบุข้อมูลเพิ่มเติมตามเงื่อนไขที่กำหนด เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ระบุข้อมูลได้แก่ เบอร์โทรศัพท์, ประมาณการจำนวนเอกสารที่จัดทำต่อเดือน, E-Mail Address และยืนยัน E-Mail Address อย่าลืมติ้กในช่องยืนยันยินยอมใช้ E-Mail Address เป็นช่องทางติดต่อกับกรมสรรพากร
1.3. ระบบจะแสดงข้อมูลเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้ง แล้วคลิก Captcha เพื่อยืนยันไม่ใช่โปรแกรมอัตโนมัติ ระบบจะแสดง “ปุ่มยืนยัน” ให้กดปุ่ม ยืนยัน
2. ผู้ประกอบการตรวจสอบ E-Mail ตามที่ได้แจ้งไว้ เพื่อยืนยันอีเมลสำหรับข้อมูลที่ใช้ลงทะเบียน (คลิก Link ยืนยันอีเมลภายใน 15 วัน)
3. ระบบส่ง E-Mail ให้ Service Provider ตามข้อมูลที่แจ้งไว้
3.1. ส่ง Email ให้ Service Provider ยืนยันว่ามีการตกลงและได้รับมอบหมายจากผู้ประกอบการ ให้ดำเนินการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของ Service Provider แทนผู้ประกอบการ (ผู้ให้บริการต้องยืนยันภายใน 7 วัน)
3.2. เมื่อผู้ประกอบการยืนยันอีเมล และ Service Provider ยืนยันการให้บริการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งอีเมล (ตามข้อ 4) ให้ผู้ประกอบการ เพื่อแจ้งผลตอบรับจาก Service Provider
4. ดาวน์โหลด แบบ บ.อ.01 และข้อตกลงส่งกรมสรรพากร
4.1. ผู้ประกอบการตรวจสอบ E-Mail โดยคลิก Link ดาวน์โหลด แบบ บ.อ.01 และข้อตกลง พร้อมจัดเตรียมเอกสารประกอบ โดยเอกสารทุกฉบับให้ผู้มีอำนาจลงนามและประทับตราบริษัท (ถ้ามี)
4.2. ผู้ประกอบการยื่นแบบ บ.อ.01 และข้อตกลง พร้อมเอกสารประกอบให้กรมสรรพากร ณ กองบริหารการเสียภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้กรมสรรพากรพิจารณา เมื่อผ่านการพิจารณาจากกรมสรรพากร ผู้ประกอบการจะได้รับ E-Mail ยืนยันการลงทะเบียนและสร้างบัญชีและนำส่งให้กรมสรรพากร ภายใน 15 วัน
5. สร้างบัญชีผู้ใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt
5.1. เมื่อผู้ประกอบการ คลิก Link ในอีเมล เพื่อยืนยันการลงทะเบียนและสร้างบัญชีผู้ใช้งาน ระบบจะแสดงหน้าจอ “ลงทะเบียนขอเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อ” โดยระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร และหมายเลขอ้างอิงการยื่นคำขอ หลังจากนั้นกำหนดรหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่าน
6. กรมสรรพากรประกาศรายชื่อบนเว็บไซต์
ผู้ประกอบการจะได้รับ E-Mail แจ้งสิทธิการใช้งานระบบบริการ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร และได้รับการประกาศรายเป็นผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อบนเว็บไซต์ของกรมสรรพากร
สามารถตรวจสอบรายชื่อผู้มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับโดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อ ได้ที่ https://etax.rd.go.th > ผู้มีสิทธิจัดทำ > ค้นหาโดยระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก
การยื่น บ.อ. 01 ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอย่างที่คิด หากคุณมีพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจระบบอย่าง DataOne Asia เราพร้อมเป็นตัวช่วยในการเปลี่ยนผ่านธุรกิจของคุณสู่ยุคดิจิทัลอย่างมั่นใจและถูกต้องตามระเบียบกรมสรรพากร 100%

